Z racji, że od ok. 2 lat zajmuję się indeksacją metryk i często używam excela postanowiłem podzielić się swoimi spostrzeżeniami i pomysłami na to jak efektywnie poprawić ten proces.
Jak wiadomo indeksacja jest dosyć żmudna gdyż wymaga przepisania tego co jest na zdjęciach i obrobienia uzyskanych informacji w excelu.
Istnieje wiele różnych sposobów, które mogą pomóc nieco przyspieszyć i usprawnić ten proces. Na forum wiem, że jest osobny temat temu poświęcony. Nie zaglądałem tam także niektóre moje porady będą mogły się w nim powtarzać.
1. Drugi monitor.
W zależności czy pracujemy na komputerze stacjonarnym czy laptopie warto jest podłączyć dodatkowy monitor. Jeżeli jest taka możliwość to warto z niej skorzystać gdyż wtedy na 1 monitorze wyświetlamy skany metryk, a na 2 Excela, do którego spisujemy dane.
Najlepiej wtedy pozamykać wszelkie inne okienka i foldery. Proponuję mieć tylko włączony Excel i zdjęcia. Tak aby focus (aktualnie otwarte okno) to było jedno z nich.
2. Skróty klawiszowe.
Myszka nie jest i raczej nigdy nie będzie tak szybka jak klawiatura. Aby móc skorzystać szybko i efektywnie ze skrótów klawiszowych musimy się ich nauczyć i najlepiej jak potrafimy pisać na klawiaturze nie musząc na nią patrzeć. Bez tego nie odczujemy raczej różnicy między myszką, a skrótami gdy musimy co chwile szukać wzrokiem przycisków na klawiaturze.
Także ten sposób odradzam tym, którzy są mniej sprawni w posługiwaniu się klawiaturą.
Pierwszy skrót to ALT + TAB. Jeżeli wcześniej posłuchaliście rady i macie otwartego tylko excela i zdjęcie aktu to używając tego skrótu będziecie mogli swobodnie się przełączać między tymi oknami. Ten skrót jeszcze bardziej zyskuje gdy pracujemy tylko na 1 monitorze i chcemy błyskawicznie przejść z jednego okna na drugie nie używając myszki i nie szukając go na pasku zadań.
W nowszych systemach Windows (np. 8/10) oczywiście można można przytrzymać oba klawisze na raz i przełączać się między listą otwartych okien, która wyświetla się na środku monitora.
Inne przydatne skróty, które przedstawię będą już do wykorzystania w excelu.
CTRL+A - Zaznacza wszystkie komórki w arkuszu.
CTRL+S - Szybki zapis zmian w aktualnie otwartym pliku. Nie muszę chyba wyjaśniać jak ważne jest częste zapisywanie wszelkich zmian. Ich utrata może nas kosztować wiele cennego czasu.
CTRL+C - Opcja kopiowania zawartości zaznaczonej komórki/komórek
CTRL+V - Możliwość wklejenia skopiowanych wcześniej wartości z użyciem CTRL+C
CTRL+X - Opcja wycinania zaznaczonych wartości komórek.
CTRL+Z - Cofnięcie ostatniej zmiany. Przydatne gdy się przy czymś pomyliliśmy i od razu to zauważyliśmy
CTRL+Y - Powtórzenie ostatniej wykonanej akcji o ile to jest możliwe.
CTRL+PgUp - Przełącza między kartami/zakładkami arkusza od lewej do prawej.
CTRL+PgDn - Przełącza między kartami/zakładkami arkusza od prawej do lewej.
Dokładny opis i więcej skrótów znajdziecie na: LINK
Ja podałem tylko te wg mnie najbardziej istotne.
3. Poruszanie się po arkuszu excela.
Strzałki i przycisk TAB + ENTER
Z reguły jest tak, że dane wpisujemy kolumna po kolumnie w 1 wierszu, a potem dopiero chcemy przejść do następnego wiersza. Przykładowo mam do wpisania akt małżeński.
Podaję datę, wciskam TAB, podaję miejscowość, wciskam TAB, podaję imię pana młodego, wciskam TAB i tak aż do momentu jak wpiszę w komórce uwagi. Na koniec klikam ENTER.
Jeżeli nie nanosiłem jakiś dziwnych poprawek i odruchowo nie klikałem entera to ten ostatni ENTER powinien mnie od razu przenieść do nowego wiersza do komórki, w której zaczynałem podając datę.
Możemy też po wprowadzeniu uwag kliknąć przycisk HOME, co spowoduje, że excel przeniesie nas do 1 kolumny danego wiersza. Wtedy możemy kliknąć ENTER i już jesteśmy w kolejnym wierszu. To się sprawdzi o ile 1 wartość jaką uzupełniamy jest w kolumnie A. Inaczej będziemy musieli przejść ręcznie do danej kolumny.
Jest to wg mnie bardzo szybki sposób do wpisywania aktów. Jedyne co mnie wtedy spowalnia to konieczność przesuwania myszką aktu w górę, dół bądź jego powiększanie/pomniejszanie. Tego jeszcze nie jestem w stanie przeskoczyć, chyba, że kupię naprawdę wielki monitor:)
Przycisk TAB przydaje się jeszcze w momencie gdy mamy Excela 2007 lub nowszego. W przypadku wpisywania w komórce danych, które się wcześniej w tej samej kolumnie powtórzyły np. Imię/Nazwisko, excel po wpisaniu kilku pierwszych znaków podpowiada nam co możemy wstawić. Jeżeli podpowiedź (a z reguły jest dobra) nam pasuje klikamy TAB i nie musimy dokańczać wpisywania całej wartości.
Zostaje ona uzupełniona automatycznie wg podpowiedzi, a kursor jest już ustawiony na kolejnej komórce następnej kolumny.
4. Funkcje wbudowane w excelu + struktura pliku.
Ja osobiście nie korzystam w trakcie indeksacji z szablonów zaproponowanych przez genetekę. Tworzę własny plik .xls gdzie w odpowiadającej mi kolejności uzupełniam dane. Dopiero potem na końcu przerzucam całość kolumna po kolumnie do właściwego pliku, który wysyłam do genetyki.
Może jest to dodatkowa robota ale zajmuje raptem chwilę. Zyskuję za to więcej cennego czasu w trakcie indeksacji, bo nie muszę skakać od kolumny do kolumny by wpisać właściwe dane.
Jak wygląda taki mój plik?
Poniżej przykład małżeństw akurat dla aktów łacińskich. Dla tych pełniejszych polskich dochodzą oczywiście dodatkowe kolumny.
link do pliku: LINK
Po otwarciu pliku widać 1 arkusz. Stworzyłem w nim odpowiednie kolumny:
rok nr aktu data miejscowosc imie nazwisko vel imie nazwisko vel uwagi data pelna
Jak porównamy nagłówki tych kolumn z łacińską metryką ślubu to widać, że kolejność jest taka jak biegnie tekst w akcie.
Specjalnie tak zrobiłem by móc za pomocą skrótu TAB od razu wszystko po kolei wpisywać, aby się nie wracać do innych kolumn.
Numery aktów:
W kol. B - nr aktu. Użyłem funkcji =1+poprzedni wiersz. Jeżeli w poprzednim wierszu mamy wartość np.1 to w po użyciu tej funkcji uzyskamy wartość 2, a w kolejnym wierszu wartość 3 itp.
Jest to przydatne do szybkiego numerowania. Zamiast wpisywać ręcznie nr aktu przeciągamy tylko ostatnią komórkę z funkcją w dół i mamy odpowiednią numerację w każdym wierszu.
Niestety jeżeli gdzieś się trafi podwójny akt lub brak aktu to trzeba 1 taki numer poprawić ręcznie.
Data:
W kol. A i C wpisałem odpowiednio sam rok i miesiąc.dzień. Rok i tak jest wykorzystywany szablonie metryk. Natomiast pełną datę możemy sobie szybko zbudować
tak jak w kolumnie L. =A7&"."&C7 gdzie A7 to rok, potem &"."% dodajemy kropkę między rokiem, a miesiącem i C7 miesiąćc.dzień.
Przyznajcie miesiąc.dzień szybciej się wpisuje niż rok.miesiąc.dzień.
Warto również skorzystać opcji plusika. Pojawia się on gdy najedziemy na zaznaczony na zdjęciu czarny kwadracik.
Jego wciśnięcie spowoduje, że wartości z zaznaczonej komórki zostaną skopiowane do samego końca tj. do ostatniego uzupełnionego wiersza w innej sąsiedniej kolumnie.
Jeżeli w takiej komórce mamy jakąś funkcję np. tą od daty czy numeracji to zostanie ona odpowiednio skopiowana by wybierać wartość z właściwego wiersza.
Dobre jest to również gdy chcemy uzupełnić nasz ID w szablonie wysyłanym do geneteki. Wtedy wpisujemy id tylko w min. 2 wiersze. Zaznaczamy oba i klikamy czarny przycisk.
Jeżeli byśmy zaznaczyli tylko 1 wiersz i kliknęli krzyżyk, wtedy wartości w kolejnych wierszach będą zwiększane o 1 względem poprzedniego wiersza.
Gdy już mam przygotowany i wypełniony cały plik to kopiuję całe kolumny do ich odpowiedników w szablonie zamieszczonym w genetyce.
To na ten moment wszystkie tricki jakie przyszły mi na myśl. Jeżeli jeszcze coś mi się przypomni to najwyżej opiszę to w kolejnym artykule.
*Genetekę
OdpowiedzUsuń